Privacy Notice / Notis Privasi

English

This notice explains Kedaiflow's current processing. It is reviewed whenever processing materially changes, and again before commercial launch.

1. Data collected

• Merchant identity, contact, account, business, tax, and storefront data.
• An identity document and the identity number printed on it, where you ask us to switch your order link on — see section 6.
• Customer names, phone numbers, delivery addresses, order items, notes, status, and invoice data supplied to a merchant through Kedaiflow.
• Payment references and uploaded payment-receipt screenshots, which may contain financial information and unrelated screen content.
• Photos, voice, pasted chats, screenshots, bank-notification text, and other inputs submitted to optional AI features, plus the results produced and any corrections you make.
• Staff accounts you invite, and what those accounts do in your shop.
• Device, security, usage, support, email-delivery, and analytics events.

2. Purposes

We use data to provide accounts, storefronts, orders, payment evidence, fulfilment, invoicing, notifications, support, security, abuse prevention, optional AI assistance, product operation, and legal/tax submissions that a merchant instructs us to perform. We use limited usage information to understand reliability and improve the service. We also use it to verify who runs a shop before its order link goes live, and to produce the threshold-gated aggregate statistics described in section 7.

3. Merchant and Kedaiflow roles

A merchant controls its customer relationship and the purposes for which order, fulfilment, payment-evidence, and invoice data is used. Kedaiflow processes that data to provide the merchant's contracted service. Kedaiflow separately controls account, subscription, identity-verification, security, support, analytics, abuse-prevention, and legal-compliance data for its own purposes. See the Merchant Data Terms, which form part of the Terms of Service.

4. Recipients and providers

Data may be disclosed as needed to the merchant receiving an order; Supabase and Vercel for hosting; OpenRouter and selected downstream model providers for AI functions; Resend or Gmail for email and Expo for mobile push; HERE or OpenStreetMap/Nominatim for optional address lookup; LHDN or other authorities when instructed or legally required; and professional advisers. We do not sell or rent personal data. OpenRouter's commercial terms incorporate its Data Processing Agreement; downstream model provider terms and data policies may also apply.

Kedaiflow does not send WhatsApp messages on your behalf: the messages your shop produces open in your own WhatsApp, from your own number. We may contact you on WhatsApp about your subscription or support, because subscription activation is currently a conversation rather than a checkout.

5. AI features and payment evidence

AI may parse order content, prepare suggestions, draft a reply, match payment information, or read an uploaded document. These results are advisory and may be wrong; the merchant remains responsible for the final payment and business decision. Each request is configured to use only downstream endpoints that declare both no data collection and zero data retention. If no eligible endpoint is available, the request fails rather than relaxing that control. We do not use your data, your customers' data, or your uploaded documents to train models. OpenRouter and the selected endpoint still process the request in order to produce the result. Do not upload information that is unnecessary for the task. A manual path exists wherever an AI feature is optional.

6. Identity documents

What we collect. A photograph or scan of your MyKad, the identity number printed on it, and the name printed on it.

Why. So that a storefront asking buyers to transfer money is not anonymous. This is Kedaiflow's own condition of service, not a legal obligation imposed on us: Kedaiflow never receives, holds, routes, or settles buyer funds, and is not a payment institution.

Supplying it is obligatory, and this is what happens if you do not. Verification is a condition of switching your order link on. If you do not supply the document, your order link stays off and your contact card stays unpublished. Nothing else about your account is affected: you keep your data, your catalogue, your records, and your export.

Who sees it, and when. A vision model reads the number from the image. That model runs outside Malaysia, through providers pinned to no data collection and zero data retention; if no such provider is available the reading fails rather than proceeding. You then confirm or correct the number yourself, and the number is checked by code — its length, its date of birth, its state code, and whether it is already registered to another account. If it passes, your link activates at that moment: no person at Kedaiflow has to look at the document first. We may review a document afterwards, and we can reject an identity or clear a record filed in error. The document is never shown on your storefront, your card, or the directory. Accounts that Kedaiflow itself operates are exempt from this gate.

What we keep. The image in private storage; the number in encrypted form; the last four characters, so you can recognise which document is on file; a one-way fingerprint of the number, so that one document cannot register two accounts; and the review decision with its timestamp.

How long. While your account exists. Deleting your account deletes the image and the record with it, subject to section 9. You may also ask us to remove a document filed in error, which returns the account to unverified.

7. Aggregate statistics across merchants

Two features describe more than one shop at a time, and both are limited in ways you can hold us to.

• Peer pricing benchmark. Product prices and categories of merchants in the same city inform a price range shown to other merchants there. It is released only when at least ten distinct merchants are in the comparison, and only as a range or an average — never a named shop, a per-merchant row, or an identifiable price.
• Community statistics. If you join a community, counts and sums drawn from its members are shown to its members. This is released only in a community with at least three members, and only as totals. Members never see each other's orders, customers, or books. Joining is voluntary and leaving a community ends it. Separately, a community's own public page shows its member count and the total orders its members have taken, with no minimum size — in a very small community those totals describe very few shops.

Neither statistic leaves the platform, is sold, is rented, is shared with advertisers, lenders, or data brokers, or is used to train a model.

8. Public pages and bearer links

A merchant storefront is a public page once its order link is on. Public directory listing is off unless the merchant enables it; when enabled, declared business fields and available products may appear at kedaiflow.com/store and on city pages. A merchant may also publish a personal contact card, off by default, which shows the name, title, short bio, and the contact details the merchant chooses to put on it, and offers a downloadable contact file. Receipt and acknowledgement links use hard-to-guess tokens, but anyone holding a link may be able to view its contents; share them carefully.

9. Retention and deletion

We retain data for operational, security, dispute, contractual, and legal/accounting needs, using category-specific periods. Cancelling a paid plan is different from deleting an account. Deleting your account is immediate and cannot be undone: it removes your account record and the data attached to it, and deletes the files you uploaded — product and profile images, QR images, payment-proof screenshots, and any identity document. Three things can survive that: records the law requires us to keep; copies inside provider systems and backups that expire on their own cycles rather than on ours; and, rarely, a file whose deletion failed at the moment we tried, because we remove the account either way rather than holding it hostage to a storage error. Those failures are logged and cleared by hand. Export anything you need first — see section 12. Payment-proof images are reachable only through short-lived links generated on demand, never a permanent URL, and are purged 180 days after the order they belong to concludes; keep your own copies for your statutory records.

10. Cross-border processing

Providers may process data in Singapore and other countries, including global cloud, model, email, and analytics infrastructure. This includes identity documents, which are read by a model provider outside Malaysia as described in section 6. Kedaiflow uses provider contracts, access controls, encryption in transit, and other safeguards appropriate to the service and the transfer.

11. If something goes wrong

If personal data we hold is lost, exposed, or accessed without authority, we will notify the Personal Data Protection Commissioner and the people affected as and when required by law, and we will tell an affected merchant without undue delay so that they can inform their own customers.

12. Your choices and requests

You may ask to access or correct personal data, withdraw consent for optional processing, object to or limit processing where applicable, request account deletion, or ask how data is handled. You can export your own data at any time from Settings, without asking us, and you keep that right for as long as your account exists. Some records may be retained where required by law or for legitimate dispute and security needs. Contact hello@kedaiflow.com. This inbox is the current privacy contact; it is not represented as a formally appointed data protection officer.

13. If you are a customer of a shop

You order from a merchant, not from Kedaiflow. That merchant decides what happens with your order details and is the one to ask about them; Kedaiflow processes them on the merchant's instructions so that their shop works. Write to us anyway if it is easier — we will point you to the merchant and help them answer. Two things are worth knowing. A receipt or acknowledgement link works for anyone who holds it, so treat yours as private. And if a merchant closes their Kedaiflow account, their order records go with it, and the links they gave you stop working — save anything you want to keep.

Bahasa Malaysia

Notis ini menerangkan pemprosesan semasa Kedaiflow. Notis ini disemak setiap kali pemprosesan berubah secara material, dan sekali lagi sebelum pelancaran komersial.

1. Data yang dikumpul

• Maklumat identiti, hubungan, akaun, perniagaan, cukai, dan kedai milik peniaga.
• Dokumen pengenalan dan nombor pengenalan yang tercetak padanya, apabila anda meminta kami menghidupkan pautan pesanan anda — lihat seksyen 6.
• Nama, nombor telefon, alamat penghantaran, item pesanan, nota, status, dan data invois pelanggan yang diberikan kepada seorang peniaga melalui Kedaiflow.
• Rujukan pembayaran dan tangkap layar bukti pembayaran yang mungkin mengandungi maklumat kewangan atau kandungan skrin lain.
• Foto, suara, perbualan yang ditampal, tangkap layar, teks notifikasi bank, dan input lain kepada ciri AI pilihan, serta hasilnya dan pembetulan yang anda buat.
• Akaun staf yang anda jemput, dan apa yang akaun itu lakukan dalam kedai anda.
• Maklumat peranti, keselamatan, penggunaan, sokongan, penghantaran e-mel, dan analitik.

2. Tujuan

Data digunakan untuk akaun, kedai, pesanan, bukti pembayaran, pemenuhan pesanan, invois, notifikasi, sokongan, keselamatan, pencegahan penyalahgunaan, bantuan AI pilihan, operasi produk, dan penyerahan cukai/undang-undang yang diarahkan oleh peniaga. Kami menggunakan maklumat penggunaan yang terhad untuk memahami kebolehpercayaan dan memperbaiki perkhidmatan. Kami juga menggunakannya untuk mengesahkan siapa yang menjalankan sebuah kedai sebelum pautan pesanannya dihidupkan, dan untuk menghasilkan statistik agregat berambang yang diterangkan dalam seksyen 7.

3. Peranan peniaga dan Kedaiflow

Peniaga mengawal hubungan pelanggan serta tujuan penggunaan data pesanan, pemenuhan, bukti pembayaran, dan invois. Kedaiflow memproses data tersebut untuk menyediakan perkhidmatan kepada peniaga. Kedaiflow mengawal data akaun, langganan, pengesahan identiti, keselamatan, sokongan, analitik, pencegahan penyalahgunaan, dan pematuhan bagi tujuannya sendiri. Lihat Terma Data Peniaga, yang menjadi sebahagian daripada Terma Perkhidmatan.

4. Penerima dan penyedia

Data boleh diberikan kepada peniaga yang menerima pesanan; Supabase dan Vercel untuk hosting; OpenRouter serta penyedia model terpilih untuk fungsi AI; Resend atau Gmail untuk e-mel dan Expo untuk push mudah alih; HERE atau OpenStreetMap/Nominatim untuk carian alamat pilihan; LHDN atau pihak berkuasa apabila diarahkan atau diwajibkan; dan penasihat profesional. Kami tidak menjual atau menyewakan data peribadi. Terma komersial OpenRouter merangkumi Perjanjian Pemprosesan Datanya; terma dan dasar data penyedia model hiliran juga mungkin terpakai.

Kedaiflow tidak menghantar mesej WhatsApp bagi pihak anda: mesej yang dihasilkan kedai anda dibuka dalam WhatsApp anda sendiri, daripada nombor anda sendiri. Kami mungkin menghubungi anda di WhatsApp mengenai langganan atau sokongan, kerana pengaktifan langganan buat masa ini ialah satu perbualan, bukan checkout.

5. Ciri AI dan bukti pembayaran

AI boleh membaca kandungan pesanan, menyediakan cadangan, merangka balasan, memadankan maklumat pembayaran, atau membaca dokumen yang dimuat naik. Hasilnya hanya nasihat dan mungkin salah; peniaga tetap bertanggungjawab atas keputusan pembayaran dan perniagaan yang akhir. Setiap permintaan dikonfigurasi supaya hanya menggunakan titik akhir hiliran yang mengisytiharkan tiada pengumpulan data dan tiada penyimpanan data. Jika tiada titik akhir yang layak, permintaan itu gagal dan kawalan ini tidak dilonggarkan. Kami tidak menggunakan data anda, data pelanggan anda, atau dokumen yang anda muat naik untuk melatih model. OpenRouter dan titik akhir terpilih masih memproses permintaan untuk menghasilkan jawapan. Jangan muat naik maklumat yang tidak diperlukan. Terdapat cara manual di mana-mana ciri AI yang bersifat pilihan.

6. Dokumen pengenalan

Apa yang dikumpul. Gambar atau imbasan MyKad anda, nombor pengenalan yang tercetak padanya, dan nama yang tercetak padanya.

Mengapa. Supaya sebuah kedai yang meminta pembeli membuat pemindahan wang tidak bersifat anonim. Ini syarat perkhidmatan Kedaiflow sendiri, bukan kewajipan undang-undang yang dikenakan kepada kami: Kedaiflow tidak pernah menerima, memegang, menyalurkan, atau menyelesaikan wang pembeli, dan bukan sebuah institusi pembayaran.

Penyerahannya adalah wajib, dan ini akibatnya jika tidak diserahkan. Pengesahan ialah syarat untuk menghidupkan pautan pesanan anda. Jika dokumen tidak diserahkan, pautan pesanan anda kekal mati dan kad hubungan anda tidak diterbitkan. Tiada apa-apa lain pada akaun anda terjejas: data, katalog, rekod, dan eksport anda kekal milik anda.

Siapa yang melihatnya, dan bila. Sebuah model penglihatan membaca nombor daripada imej itu. Model tersebut berjalan di luar Malaysia, melalui penyedia yang dipin kepada tiada pengumpulan data dan tiada penyimpanan data; jika tiada penyedia sedemikian, bacaan itu gagal dan tidak diteruskan. Anda kemudian mengesahkan atau membetulkan nombor itu sendiri, dan nombor itu disemak oleh kod — panjangnya, tarikh lahirnya, kod negerinya, dan sama ada ia sudah didaftarkan pada akaun lain. Jika ia lulus, pautan anda hidup pada saat itu: tiada sesiapa di Kedaiflow perlu melihat dokumen itu terlebih dahulu. Kami boleh menyemak sesuatu dokumen selepas itu, dan kami boleh menolak sesuatu identiti atau membuang rekod yang difailkan secara silap. Dokumen itu tidak pernah dipaparkan di kedai, kad, atau direktori anda. Akaun yang dikendalikan oleh Kedaiflow sendiri dikecualikan daripada gerbang ini.

Apa yang disimpan. Imej dalam storan persendirian; nombor dalam bentuk tersulit; empat aksara terakhir, supaya anda kenal dokumen mana yang ada dalam fail; cap sehala bagi nombor itu, supaya satu dokumen tidak boleh mendaftarkan dua akaun; dan keputusan penyemakan beserta masanya.

Berapa lama. Selagi akaun anda ada. Memadam akaun anda memadam imej dan rekod itu bersamanya, tertakluk kepada seksyen 9. Anda juga boleh meminta kami membuang dokumen yang difailkan secara silap, dan akaun itu kembali kepada belum disahkan.

7. Statistik agregat merentas peniaga

Dua ciri menerangkan lebih daripada satu kedai pada satu masa, dan kedua-duanya terhad dengan cara yang boleh anda pegang.

• Penanda aras harga rakan sebaya. Harga dan kategori produk peniaga di bandar yang sama membentuk julat harga yang ditunjukkan kepada peniaga lain di situ. Ia hanya dikeluarkan apabila sekurang-kurangnya sepuluh peniaga berbeza ada dalam perbandingan, dan hanya sebagai julat atau purata — bukan nama kedai, bukan baris per-peniaga, bukan harga yang boleh dikenal pasti.
• Statistik komuniti. Jika anda menyertai sebuah komuniti, kiraan dan jumlah daripada anggotanya ditunjukkan kepada anggotanya. Ia hanya dikeluarkan dalam komuniti dengan sekurang-kurangnya tiga anggota, dan hanya sebagai jumlah keseluruhan. Anggota tidak pernah melihat pesanan, pelanggan, atau buku satu sama lain. Penyertaan adalah sukarela dan meninggalkan komuniti menamatkannya. Secara berasingan, halaman awam sebuah komuniti memaparkan bilangan anggotanya dan jumlah pesanan yang diambil anggotanya, tanpa saiz minimum — dalam komuniti yang sangat kecil, jumlah itu menggambarkan sangat sedikit kedai.

Kedua-dua statistik ini tidak meninggalkan platform, tidak dijual, tidak disewakan, tidak dikongsi dengan pengiklan, pemberi pinjaman, atau broker data, dan tidak digunakan untuk melatih model.

8. Halaman awam dan pautan pemegang

Kedai peniaga ialah halaman awam sebaik pautan pesanannya dihidupkan. Senarai direktori tidak aktif melainkan peniaga mengaktifkannya; apabila aktif, medan perniagaan yang diisytiharkan dan produk yang ada boleh muncul di kedaiflow.com/store dan halaman bandar. Peniaga juga boleh menerbitkan kad hubungan peribadi, tidak aktif secara lalai, yang memaparkan nama, jawatan, bio pendek, dan butiran hubungan yang dipilih peniaga untuk diletakkan padanya, serta menawarkan fail hubungan yang boleh dimuat turun. Pautan resit dan pengakuan menggunakan token yang sukar diteka, tetapi sesiapa yang memiliki pautan mungkin dapat melihat kandungannya; kongsikan dengan berhati-hati.

9. Penyimpanan dan pemadaman

Data disimpan mengikut keperluan operasi, keselamatan, pertikaian, kontrak, perakaunan, dan undang-undang, mengikut tempoh khusus kategori. Membatalkan pelan berbayar berbeza daripada memadam akaun. Memadam akaun anda berlaku serta-merta dan tidak boleh dibatalkan: ia membuang rekod akaun dan data yang melekat padanya, serta memadam fail yang anda muat naik — imej produk dan profil, imej QR, tangkap layar bukti pembayaran, dan mana-mana dokumen pengenalan. Tiga perkara boleh terselamat: rekod yang wajib kami simpan di bawah undang-undang; salinan dalam sistem penyedia serta sandaran yang luput mengikut kitarannya sendiri; dan, jarang, sebuah fail yang pemadamannya gagal pada waktu kami mencuba, kerana kami tetap membuang akaun itu dan tidak menggantungnya pada ralat storan. Kegagalan itu dilog dan dibersihkan secara manual. Eksport apa yang anda perlukan terlebih dahulu — lihat seksyen 12. Imej bukti pembayaran hanya boleh dicapai melalui pautan jangka pendek yang dijana atas permintaan, bukan URL kekal, dan dipadam 180 hari selepas pesanan yang berkaitan selesai; simpan salinan anda sendiri untuk rekod berkanun anda.

10. Pemprosesan rentas sempadan

Penyedia mungkin memproses data di Singapura dan negara lain, termasuk infrastruktur awan, model, e-mel, dan analitik global. Ini termasuk dokumen pengenalan, yang dibaca oleh penyedia model di luar Malaysia seperti diterangkan dalam seksyen 6. Kedaiflow menggunakan kontrak penyedia, kawalan akses, penyulitan semasa penghantaran, dan perlindungan lain yang sesuai dengan perkhidmatan dan pemindahan itu.

11. Jika berlaku sesuatu

Jika data peribadi yang kami pegang hilang, terdedah, atau dicapai tanpa kebenaran, kami akan memberitahu Pesuruhjaya Perlindungan Data Peribadi dan orang yang terjejas sebagaimana dan apabila diwajibkan oleh undang-undang, dan kami akan memberitahu peniaga yang terjejas tanpa lengah yang tidak wajar supaya mereka boleh memberitahu pelanggan mereka sendiri.

12. Pilihan dan permintaan anda

Anda boleh meminta akses atau pembetulan data peribadi, menarik balik persetujuan bagi pemprosesan pilihan, membantah atau menghadkan pemprosesan yang berkenaan, meminta pemadaman akaun, atau bertanya cara data dikendalikan. Anda boleh mengeksport data anda sendiri pada bila-bila masa daripada Settings, tanpa perlu bertanya kepada kami, dan hak itu kekal selagi akaun anda ada. Sebahagian rekod mungkin disimpan apabila diwajibkan undang-undang atau bagi keperluan pertikaian dan keselamatan yang sah. Hubungi hello@kedaiflow.com. Alamat ini ialah hubungan privasi semasa dan bukan pegawai perlindungan data yang dilantik secara rasmi.

13. Jika anda pelanggan sebuah kedai

Anda membuat pesanan daripada peniaga, bukan daripada Kedaiflow. Peniaga itu menentukan apa yang berlaku kepada butiran pesanan anda dan dialah yang perlu ditanya mengenainya; Kedaiflow memprosesnya atas arahan peniaga supaya kedainya berfungsi. Tulis kepada kami juga jika itu lebih mudah — kami akan menunjukkan peniaga berkenaan dan membantu mereka menjawab. Dua perkara yang baik anda ketahui. Pautan resit atau pengakuan berfungsi untuk sesiapa yang memegangnya, jadi anggap pautan anda sebagai peribadi. Dan jika seorang peniaga menutup akaun Kedaiflow mereka, rekod pesanan mereka turut hilang dan pautan yang diberikan kepada anda berhenti berfungsi — simpan apa-apa yang anda mahu kekalkan.